La planeación de eventos empresariales

Los eventos empresariales también conocidos como eventos corporativos, son una potente herramienta de comunicación utilizada para provocar una respuesta o generar una actitud por parte del público objetivo, por ello es un tipo de marketing empresarial. Parte del capital es destinado a la planeación de eventos empresariales porque representa una inversión a la estrategia de comunicación eficaz y de gran alcance.

Los eventos empresariales son actos recreativos que deben tener temas y objetivos específicos de acuerdo al tipo de evento (interno o externo), pero la meta común siempre será el crecimiento de la empresa. Estas son las categorías entre los eventos empresariales:

  • Eventos internos:

Sólo incluyen al personal ejecutivo y trabajadores. Pueden ser juntas de accionistas, celebraciones, talleres, reuniones de trabajo, etc.

  • Eventos motivacionales:

Este tipo de evento se enfoca hacia la capacitación y superación del personal empresarial.

  • Eventos promocionales:

Son los dirigidos a clientes potenciales, posibles clientes, productores, distribuidores o consumidores finales. Su objetivo es darse a conocer, interactuar con los clientes y fidelizarlos por medio de exhibiciones o demostraciones.

Para la planeación de un evento empresarial se requiere analizar y tener bien definidos los objetivos; a partir de esto se organizan y se distribuyen horarios y actividades como; conferencias, comidas, espacio para socialización entre otras cosas. Definitivamente la planeación de eventos empresariales no es un acto improvisado, se requiere mucho tiempo de inversión, sobre todo si se llevan a cabo como eventos anuales porque se necesita renovar y replantear la estrategia de comunicación para que este siga siendo un acto rentable.

Algunos de los aspectos más relevantes en la logística de un evento empresarial son: número de invitados, fecha, lugar, duración del evento, programa, infraestructuras y escenografía, etc.

Son tantos detalles en los que se requiere gran destreza y creatividad para organizar este tipo de eventos que un inadecuado desarrollo de conceptos o ideas para el contenido del evento puede ser contraproducente para las metas e incluso puede proyectar una mala imagen de la empresa. Es por ello que lo más recomendable es contar con una agencia organizadora con personal capacitado, especializado y con experiencia en la planeación de eventos empresariales. Ellos se encargarán de usar todos los recursos necesarios para crear un concepto atractivo y bien definido para transmitir el mensaje correcto y alcanzar los objetivos y expectativas deseadas.

El contenido en este tipo de eventos es lo que va a hacer que “deje huella”, y para que esto suceda, la creatividad, concepto y buena organización deben estar por encima de todo.

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