El arte de manejar la producción y logística en un evento. - IT´S SHOWTIME

El arte de manejar la producción y logística en un evento.

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La logística (del griego logistikos= que sabe calcular) tiene su origen en el ámbito militar. La organización era necesaria para atender el movimiento y el mantenimiento de las tropas en campaña. Se puede decir que formaba parte en las tácticas del arte de la guerra.

Este concepto ha evolucionado desde lo militar, hasta convertirse en la técnica  que se ocupa de la organización y actividades para conseguir un objetivo. La logística consiste en reunir los medios necesarios desde tareas de planificación hasta la gestión de recursos para llevar a cabo un fin determinado de un proceso complicado.

El comercio no se quedó atrás e implementó la logística como parte fundamental de sus actividades mercantiles, de aquí derivó la logística empresarial que en su caso se encarga de como colocar los bienes y servicios en el lugar apropiado, en el momento preciso y bajo las condiciones adecuadas.

En un evento la logística se encarga de formar el vínculo entre la producción y la audiencia.

La producción y logística de un evento busca controlar con eficiencia todos los componentes de manera que se cumplan los objetivos principales y se cubran las necesidades.

La producción y logística es imprescindible a la hora de planificar cualquier tipo de evento, todo esto se realiza en torno a la entera satisfacción de los asistentes.

Como en cualquier proceso organizacional, la producción y logística debe seguir algunas etapas para establecer y mantener un orden y precisión. Estas etapas son:

  1. Planificación y producción: La organización de personal, preparación de equipo, gestiones, proveedores etc. Es muy importante mantener la mejor comunicación porque determina la dirección y el buen desempeño en las actividades. Es importante saber que la logística no solo implican la iluminación, la música, y todo este tipo de elementos, también abarca la dinámica del evento; las actividades de los organizadores y servicios contratados como camareros, invitaciones, recepción, espectáculo, entre otras cosas.
  1. Montaje: El manejo e instalación de materiales, equipo, tecnología, decoración, audio, video, etc. Incluso el servicio de ingenieros especializados, por ejemplo, un ingeniero en sistema de audio.
  1. Ejecución del evento: Donde la audiencia es partícipe. Las actividades son ejecutadas de acuerdo a la fecha y horario establecido. La producción y logística sigue en su papel, porque necesitan estar alertas a cualquier imprevisto.
  1. Finalización: El cierre del evento que puede ser concluido de muchas maneras creativas o en base a un horario. Aquí la audiencia se retira.
  1. Desmontaje: Se procede a desinstalar todo el equipo. Debe haber un adecuado desalojo para evitar daños o accidentes.
  1. Documentación: Es la parte donde se analizan resultados, información recopilada, fotografías, videos, para diferentes fines. Si fué un evento social, simplemente es para recordar esta grata experiencia.

Te dimos algunas descripciones a grandes rasgos, y lo que generalmente se necesita para la producción de un evento, pero imagina llevar a cabo todo, más una serie de detalles, resulta un procedimiento bastante complejo, por ello es más que recomendable contar con los servicios de una agencia dedicada a la organización de eventos, ellos sabrán perfectamente cómo manejar la producción y logística de tu evento con una sorprendente capacidad y convicción, para que te puedes relajar apreciando todo el movimiento desde un punto más cómodo.

 

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