Este concepto ha evolucionado desde lo militar, hasta convertirse en la técnica que se ocupa de la organización y actividades para conseguir un objetivo. La logística consiste en reunir los medios necesarios desde tareas de planificación hasta la gestión de recursos para llevar a cabo un fin determinado de un proceso complicado.
El comercio no se quedó atrás e implementó la logística como parte fundamental de sus actividades mercantiles, de aquí derivó la logística empresarial que en su caso se encarga de como colocar los bienes y servicios en el lugar apropiado, en el momento preciso y bajo las condiciones adecuadas.
En un evento la logística se encarga de formar el vínculo entre la producción y la audiencia.
La producción y logística de un evento busca controlar con eficiencia todos los componentes de manera que se cumplan los objetivos principales y se cubran las necesidades.
La producción y logística es imprescindible a la hora de planificar cualquier tipo de evento, todo esto se realiza en torno a la entera satisfacción de los asistentes.
Como en cualquier proceso organizacional, la producción y logística debe seguir algunas etapas para establecer y mantener un orden y precisión. Estas etapas son:
- Planificación y producción: La organización de personal, preparación de equipo, gestiones, proveedores etc. Es muy importante mantener la mejor comunicación porque determina la dirección y el buen desempeño en las actividades. Es importante saber que la logística no solo implican la iluminación, la música, y todo este tipo de elementos, también abarca la dinámica del evento; las actividades de los organizadores y servicios contratados como camareros, invitaciones, recepción, espectáculo, entre otras cosas.
- Montaje: El manejo e instalación de materiales, equipo, tecnología, decoración, audio, video, etc. Incluso el servicio de ingenieros especializados, por ejemplo, un ingeniero en sistema de audio.
- Ejecución del evento: Donde la audiencia es partícipe. Las actividades son ejecutadas de acuerdo a la fecha y horario establecido. La producción y logística sigue en su papel, porque necesitan estar alertas a cualquier imprevisto.
- Finalización: El cierre del evento que puede ser concluido de muchas maneras creativas o en base a un horario. Aquí la audiencia se retira.
- Desmontaje: Se procede a desinstalar todo el equipo. Debe haber un adecuado desalojo para evitar daños o accidentes.
- Documentación: Es la parte donde se analizan resultados, información recopilada, fotografías, videos, para diferentes fines. Si fué un evento social, simplemente es para recordar esta grata experiencia.
Te dimos algunas descripciones a grandes rasgos, y lo que generalmente se necesita para la producción de un evento, pero imagina llevar a cabo todo, más una serie de detalles, resulta un procedimiento bastante complejo, por ello es más que recomendable contar con los servicios de una agencia dedicada a la organización de eventos, ellos sabrán perfectamente cómo manejar la producción y logística de tu evento con una sorprendente capacidad y convicción, para que te puedes relajar apreciando todo el movimiento desde un punto más cómodo.
