Consejos para una buena comunicación en la organización de eventos - IT´S SHOWTIME

Consejos para una buena comunicación en la organización de eventos

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organizacion de eventos

La organización de eventos empresariales requiere de mucho trabajo, precisión y coordinación. Hay muchas cosas que deben cuidarse: que el lugar esté listo, que todos los invitados sepan dónde será, que las tecnologías necesarias estén bien programadas, la iluminación, el sonido… Cuando profesionales como los de Doblezero se encargan de la organización de nuestros eventos, tenemos la garantía de que la planeación del evento y el evento mismo serán exitosos. Sin embargo, hay claves en la comunicación con nuestros organizadores que pueden ayudarnos a sentirnos más tranquilos, a conseguir mayor eficiencia y a que nuestras ideas se materialicen con exactitud.

 

  • TRATO ENTRE CLIENTE Y ORGANIZADOR

Un organizador profesional tendrá un trato amable con su empleador, pero no intentará ser su amigo: puedes reconocer la seriedad de una empresa por la forma de hablar de quienes trabajan en ella, ya que el objetivo de la comunicación entre ambas partes es acordar un trabajo y, por lo tanto, reducir al mínimo las posibilidades de un malentendido. Por su parte, el cliente debe mantenerse firme en sus deseos y necesidades, pues de esta forma ayuda a que los resultados sean satisfactorios para él y prácticos para su organizador. Un cliente es un contratante, por lo que ser su trato también debe ser lo más profesional posible.

 

  • COMUNICACIÓN DINÁMICA

En la organización de eventos se utilizan muchas herramientas de vanguardia tecnológica. En la comunicación, una empresa profesional brinda numerosas opciones para que el cliente esté en contacto siempre que lo desee y pueda aclarar sus dudas, realizar seguimientos del proyecto o hacer sugerencias. Desde números de teléfono hasta redes sociales, pasando por correos electrónicos y servicios de teleconferencias, el cliente podrá comunicarse cuando lo desee con sus organizadores por el medio que le sea más cómodo.

 

  • MENSAJES OPORTUNOS

Todos los clientes son importantes para los organizadores de eventos. Es por eso que los mensajes que envíe, ya sea para aclarar información o para realizar informes, serán entregados oportunamente. Hay organizadores inexpertos que molestan a sus clientes haciendo constantemente preguntas básicas y consultando sobre toda decisión que toman. Sin embargo, lo ideal es tener un control de los datos y exigencias del cliente para que éstas se cumplan sin tener interrumpirlo en sus tareas diarias. Con este fin, el cliente deberá proporcionar todos los detalles y datos necesarios a sus organizadores: número de asistentes, tipo de evento, características de la empresa, en fin, todo lo necesario.

 

  • OÍR Y REGISTRAR
Ya sea una sugerencia en el diseño o la solución a un problema de logística, cliente y organizador deben escucharse y entablar diálogos, procurando llegar a acuerdos y respetando las labores de cada uno.  También es necesario que ambos lleven un registro escrito de materiales y gastos, para que las cuentas y desarrollos sean claros en todo momento. La organización de eventos es como la construcción de casas: la calidad del servicio se verá reflejada tanto en el producto final como en el proceso de creación.
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