1. LEER LA MENTE
Parte del trabajo de los organizadores de eventos es conocer las necesidades y deseos del cliente incluso cuando el cliente no los conoce o no sabe cómo expresarlas. Este truco de magia no está sacado de la manga: es necesario estar informado sobre las últimas tendencias, tener experiencia, creatividad y mucha iniciativa. Cuántas veces no vemos algo en una boda o en unos XV años y queremos que nuestra fiesta también lo tenga, o nos encanta algún diseño de Tumblr o de Pinterest y queremos copiarlo a toda costa. Sin embargo, un event planner tiene la capacidad de comprender lo que vimos y adaptarlo a nuestro presupuesto, personalidad, lugar y tipo de evento.
2. LOGÍSTICA PERFECTA
Un event planner no puede fallar: al producir un evento, se encarga de que todo esté listo a tiempo. Para esto, no es suficiente con disponer de las herramientas adecuadas: también hace falta visión y organización. Detrás de los grandes eventos, lo que hay es mucho trabajo y personas que previeron todas las circunstancias posibles y se prepararon para solucionar cualquier problema mientras instalaban lo necesario para que los invitados y los anfitriones se sintieran a gusto.
3. COMUNICARSE EFICAZMENTE CON CUALQUIER PERSONA
Cuando uno organiza una fiesta siempre hay problemas: la comida se retrasó, el pastel no quedó bien, no hay suficiente bebida, hay un desorden en las sillas, los invitados no confirmaron… Naturalmente, a veces es imposible mantener la diplomacia cuando hay doscientos invitados hambrientos esperando. Un event planner tiene el poder de comunicarse con todos, desde proveedores hasta los invitados, siempre de manera respetuosa y con eficacia. A partir de la comunicación, se ahorra tiempo, energía y dinero. Además, los event planners están en contacto con otros profesionales, servicios y creativos, de manera que sus eventos sólo tienen lo mejor.
4. APROVECHAR AL MÁXIMO EL PRESUPUESTO
Los gastos pueden salirse fácilmente de control cuando uno planea un evento. Peor aún: en aras de ahorrar un poco, a veces la calidad o el resultado no es lo que esperábamos. Los event planners ayudan al cliente a calcular un presupuesto para su evento, respetan la suma final y la utilizan para conseguir la mejor calidad con costos a los que sólo ellos tienen acceso. La experiencia de un organizador profesional le permite saber en qué aspectos de un evento conviene economizar y en cuáles no es recomendable hacerlo, así que depositar en ellos nuestra confianza es un acierto.
5. CONSENTIR AL ANFITRIÓN
Los organizadores de eventos pueden asesorarte desde que empiezas a planear tu evento hasta que este se termina, o puedes contratarlos en cualquier fase del desarrollo de tu fiesta para que te asesoren o te ayuden a concluir el trabajo. La atención al cliente es lo primero, y no importa cuándo los llames: ellos harán de tu evento un éxito. Mientras el equipo trabaja, tú como anfitrión puedes relajarte. Tu event planner despeja cualquier duda que tengas y está atento a tus sugerencias. Así, no sólo quedarás satisfecho con tu evento, sino que podrás disfrutarlo cómodamente.
