Un experto event planner
La tarea de un event planner no es nada sencilla, de hecho es todo, menos sencillo. Incluso existen instituciones que ofrecen la especialización en gestión de eventos, esto nos dice que para ser un planeador de eventos se requiere de vocación. Personas con habilidad de liderazgo y una fuerte convicción para tomar las mejores decisiones.
Un event planner altamente calificado es capaz de:
- Realizar la planeación general de eventos de cualquier índole.
- Reconocer el mercado al que se dirige cada evento.
- Detectar las necesidades y objetivos reales del cliente y del evento.
- Brindar completamente el adecuado seguimiento del evento a través de su logística.
Un planeador de eventos maneja los conceptos y hace uso de las herramientas necesarias para el desarrollo de un evento.
A partir de las características, especificaciones y logística el planeador de eventos identificará conceptos de contabilidad y finanzas para establecer un presupuesto.
Un event planner no sólo organiza y planifica la logística, también concibe las ideas y las lleva a cabo con una extraordinaria creatividad ajustando costos de proveedores y servicios, a los deseos y necesidades del cliente.
Algunas tareas del event planner son:
Comunicación:
- Relaciones públicas
- Clasificación de relaciones públicas de acuerdo al público objetivo
- Protocolo
Control de recursos financieros:
- Presupuestos
- Costos
- Compras
Servicios de alimentos y bebidas:
- Selección de menús
- Costos de alimentos
- Servicio de alimentos
- Proveedores
Un planeador de eventos mantiene una atenta y perceptiva comunicación con el cliente ya que posiblemente se involucre en algunos aspectos más personales como el asesoramiento en la elección de un vestido de novia, el diseño de las invitaciones, entre otras cosas.
Este vínculo de complicidad ayuda al cliente a tener una sensación de bienestar, ya que éste se siente respaldado. Lo ideal para el cliente al contratar un experto en la planificación de eventos es delegar todas estas tareas a expertos y reducir en gran medida los niveles de estrés.
SERVICIOS
Los servicios son contratados de acuerdo a las necesidades del cliente, por ejemplo, cuando la planificación del evento ya se encuentra avanzada, puede que en el evento solo se requiera de la coordinación de personal, tiempos y actividades.
Cuando la planificación está avanzada pero no se encuentra finalizada, un event planner te asesora y te ayuda a concluir esta etapa.
O si sencillamente requieres que tu evento sea planeado, dirigido y coordinado de principio a fin se contrata un servicio completo.
Dentro de los servicios, la agencia organizadora de eventos te ofrece paquetes y promociones para simplificar cotizaciones.
Las grandes ventajas de contratar a un event planner
- Optimización de tiempos.
- Contratación de servicios, rentas y proveedores que se adapten perfectamente al presupuesto.
- Garantiza un evento exitoso.
- Mucho menos estrés para todos.
Ahora que conoces que es un event planner ¿Estás dispuesto a llevar tu evento a otro nivel?
