Paso 1 Establecer objetivos: las razones y motivos por los cuales se organiza este evento son primordiales, no se podrá hacer el mismo tipo de evento para promocionar un nuevo producto que para dar un comunicado o un reconocimiento a los empleados.
Paso 2 Determina el tipo de evento: como ya te había mencionado, puede ser un promocional o bien puede ser un evento interno de la empresa, entonces tendremos que definirlo bien y así partir para organizar, decorar y saber qué proveedores contactar.
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Paso 3 Elaborar un plan para el evento: te recomiendo que este plan lo realices con anticipación al evento, ya que éste será tu guía, aquí te comparto puntos claves que debe llevar:
- Fecha y Hora del evento. Tienes que tener en cuenta la disponibilidad de tus invitados por si hay eventos próximos.
- Lugar del evento. Es importante ver detenidamente esto ya que el lugar tiene que adecuarse al tipo de evento, tienes que tomar en cuenta también en que época del año estás, ya que si será al aire libre o es temporada de lluvias deberás tener un proveedor de toldos.
- Presupuesto. Hacer con mucho cuidado un presupuesto aproximado de lo que va a costar el evento y así poder plantear un proyecto más armado.
- Cronograma previo y durante el evento. Este nos servirá para tener un horario fijo para cada situación que se presente previa y durante el evento.
Paso 4 Preparar el evento. Tienes que seguir el cronograma realizado y así podrás tener una guía de cómo debe gestionarse el evento.
Paso 5 Desarrollo del evento un día antes del evento o por lo menos una semana previa deberás revisar los últimos detalles para que cuando llegue el día o la hora del evento puedas tener todo listo.
Paso 6 Evalúa el evento Una vez que termine el evento hay que realizar una evaluación del mismo, sobre lo que estuvo bien y las posibles fallas para que no se repitan en eventos próximos.
Siguiendo estos pasos la organización de tus eventos empresariales será mucho más sencilla y resultará en todo un éxito ¡SUERTE!
