Por lo general, estas compañías nos aligeran mucho el trabajo de contactar a los proveedores, profesionales de audio y video, tratar con el catering y demás personal involucrado en el evento corporativo. Sin embargo, antes de decidirte por una, debes conocer los principales servicios que ofrecen las agencias, ya que dependiendo de su orientación te ayudarán a organizar un evento de calidad.
Asesoría personalizada: es algo obvio, pero la idea es asegurarte de que la persona encargada de tu celebración estará enfocada, concentrada y cumplirá con todos tus deseos y expectativas. Debe ser un especialista que te mantenga al día de todos los contactos que haga con los distribuidores y con el personal que trabajará en tu actividad. Además, tiene que ser alguien responsable con la distribución equitativa del presupuesto.
Audio y vídeo: para que tu evento esté animado y sea inmortalizado, la agencia debe proporcionarte profesionales de confianza, que realicen trabajos óptimos audiovisuales, y que además cumplan con tus requerimientos y peticiones. Recuerda avisarles si tienes algún pedido especial para el día de la actividad o para el material final.
Iluminación: para complementar el servicio de vídeo, la compañía debe tener encargados de la iluminación, de esta manera podrán proporcionar lámparas que ubicarán estratégicamente, para que tanto las fotografías como los vídeos puedan salir bien y que la iluminación no sea un problema si el evento es de noche.
Mobiliario: una buena empresa de organización de eventos debería contar con el mobiliario indicado para la ocasión, mesas y sillas tanto altas como bajas, y sofás de diversas temáticas, con el fin de crear un ambiente adecuado y cómodo para tus invitados.
Sede propia o contactos con salones de fiestas: si escoges una empresa de organización de eventos reconocida podría tener alguna sede propia donde realizar el objetivo, de lo contrario, asegúrate de que consigan uno que vaya de acuerdo al tipo de celebración que realizarás.
Es bueno considerar que la agencia esté al día en cuanto a tecnología y herramientas de vanguardia, ya que comúnmente los eventos empresariales tratan sobre la presentación de un nuevo producto, por lo que la ambientación sobre los servicios tiene que ser acorde al diseño, con el fin de que los invitados vivan la experiencia y se sientan parte importante de la celebración.
Contratar una empresa de organización de eventos es la manera ideal de potenciar un acontecimiento institucional, pues dejar la responsabilidad en manos de expertos, te permite enfocarte en otras actividades donde deberías ubicar tu atención. Si eres fanático de la creaividad, nada mejor que Doblezero para darle un toque único y mágico al evento.
